多くの企業で導入されている週報ツールですが、「必要性がわからない」「どんなツールを導入すれば良いかわからない」と感じている方は少なくないのではないでしょうか。
週報は単なる業務記録ではありません。
必要性を理解し、効率的に運用することで、生産性を上げるツールになります。
本記事では週報の必要性と、効果的に運用するためのツールについて解説していきます。
週報の運用について悩んでいる方は、是非ご覧ください！
週報の目的とは？
週報の目的は、業務の進捗状況や目標達成度の把握といった現状把握と業務改善です。
週報を導入し進捗状況や目標達成度を把握することで、プロジェクトに対する進捗ペースが把握でき、プロジェクト全体の調整に活かせます。
また1週間の業務を振り返ることで、業務改善につなげることが可能です。
上司がフィードバックし、課題と改善を繰り返せるため、自然にPDCAを回すことになります。
ぶっちゃけ週報は無駄？日報との違いは？
目的を理解しないまま週報を運用した場合、週報はただの作業になります。
ただの作業になれば、無駄な業務がひとつ増えるだけです。
また日報との違いがわからず、週報の必要性がわからないケースもあります。
確かに週報と日報で同じ内容を書いているのであれば、必要性がわからないのも無理はないでしょう。
しかし、本来は週報と日報で書く内容は異なります。
日報は日々の目標に対する進捗や気付きがわかる報告書で、書く内容は業務のやり方といった詳細なものが中心になります。
それに対して週報は1週間の目標に対する報告書です。
1週間を通しての動きや気付きを書くことになるため、細かい業務のやり方というよりも、チームとしての進め方や考え方が主な内容になります。
日報との差別化を図り相乗効果を出すことで、より効果を発揮できるでしょう。
週報運用のポイント
週報を運用するときのポイントは以下の2つです。
・PDCAが回っているか？
・短い工数で運用できているか？
前述した通り、週報の目的は現状把握と業務改善です。
そのため、PDCAが回っていなければ、運用が上手くいっていないことになります。
1週間を振り返り、それを次週に活かすことができているかを意識しましょう。
また、工数を掛けずに運用できているかもポイントです。
どれだけ丁寧に週報を書いていても、そこに工数が掛かっていては負担が増えているだけです。
短時間で運用することで業務改善につながるため、運用に掛かっている時間も意識しましょう。
週報に記載するべき内容とは？どんな書き方をするべき？
週報には以下の項目を記載しましょう。
・目標
・結果
・業務内容
・振り返り
・次週の目標
目標と結果は定量的に記載することが大切です。
できれば数値的な表現がベストですが、数値では表現できない場合でも定量的に書くことで、具体的な評価ができます。
振り返りは事実と所感を分けて記載しましょう。事実と所感が混ざった場合、問題の把握が困難になります。運用工数を短くするためにも、事実と所感を混ぜて書かないようにしましょう。
また、5W1Hを意識して書くことで、わかりやすい報告書になります。いつ・どこで・誰が・なにを・なぜ・どうやってといったことが網羅されているかを確認しましょう。
また、週報の運用には、テンプレートの使用が効果的です。
記載する項目の漏れを防ぐだけでなく、記載する内容が限定されることで、週報を作成する工数も短縮できます。
上手くテンプレートを作成すれば、5W1Hを網羅した報告書が簡単に作成できるため、PDCAも回しやすくなります。効率的に運用するためにもテンプレートを使用しましょう。
週報の共有に使用するツールの種類とは？どのように共有するのか？
週報を運用する場合、共有方法がスムーズな運用のポイントになります。
一般的な共有方法は以下の3つです。
・メール
・サーバー
・情報共有ツール
メールやサーバーといった共有方法の場合、作成者一人ひとりのファイルを開くことになるため、確認作業に工数が取られてしまいます。
情報共有に特化したツールであれば、ファイルを集約できるため、効率的に週報を確認することが可能です。
効率的に週報を運用するためにも、情報共有ツールの導入を検討してみましょう。
ここからは、効果的に週報を運用するためのツールを紹介していきます。
週報のおすすめツール①｜Microsoft Excel
初期費用：なし
月額費用：540円/月（プラン・利用数によって変動あり）
URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/
運営企業：日本マイクロソフト株式会社
特徴：
・導入コストが掛からない
・使い慣れた人が多い
・レイアウトが自由に設定できる
・確認作業や情報共有には不向き
多くの人が使い慣れた表計算ソフトです。
Excel自体は、ほとんどの企業で導入されているため、週報用のツールとして新たな費用は掛かりません。
また、レイアウトや数式も自由に設定できるため、週報の試験運用には適したツールです。
慣れと操作性の良さから、気軽に取り入れることができるツールですが、運用面でのデメリットもあります。
他のツールと組み合わせなければ、確認作業や情報共有が手間になります。
週報のおすすめツール②｜Googleスプレッドシート
初期費用：なし
月額費用：なし
URL：https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
運営企業：Google社
特徴：
・導入コストが掛からない
・ネット環境があればどこでも使用できる
・レイアウトが自由に設定できる
・確認作業には不向き
Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。
Webアプリケーションのため、インターネット環境さえあればどこでも使用できます。
Excelと操作性が似ているため、Excelを触ったことがあれば、操作に困ることはありません。
無料で使用できることもメリットのひとつですが、Excelと同じく確認作業が手間になるため、他のツールと組み合わせることが必要です。
週報のおすすめツール③｜Slack
初期費用：なし
月額費用：無料（プランによって制限あり）
URL：https://slack.com/intl/ja-jp/
運営企業：Slack Japan株式会社
特徴：
・外部サービスとの連携機能
・豊富なカスタマイズ機能
・チャンネル機能
Slackは、世界的な人気を誇るビジネスチャットツールです。
2,200以上の外部サービスとの連携が可能で、さまざまなファイルを共有できます。
チームやプロジェクトごとにチャンネルを作成すれば、情報共有も容易です。
Slackは、チームでのコミュニケーションに特化したツールと言えるでしょう。
週報のおすすめツール④｜Chatwork
初期費用：なし
月額費用：無料（プランによって制限あり）
URL：https://go.chatwork.com/ja/
運営企業：Chatwork株式会社
特徴：
・チャット機能
・タスク管理機能
・ファイル管理機能
ChatWorkは、直感的に操作できることが特徴の、国内で代表的なビジネスチャットツールです。
タスク管理機能で業務の進捗も確認できます。
ファイル管理機能もあるため、チャットで送られてきたファイルが埋もれてしまう心配はありません。
週報運用に特化したツールではありませんが、メールを使用するよりは週報運用に向いているツールです。
週報のおすすめツール⑤｜LINE WORKS
初期費用：なし
月額費用：無料（プラン・利用数によって変動あり）
URL：https://line.worksmobile.com/jp/
運営企業：ワークスモバイルジャパン株式会社
特徴：
・LINEと同様の操作性
・グループトーク機能
・掲示板機能
LINE WORKSは、LINEのビジネスチャットツールです。
コミュニケーションに特化したツールで、LINEと同じ感覚で使用できるため、操作性に困ることはありません。
グループトーク機能では掲示板やファイル共有ができるため、週報の確認も簡単です。
週報のおすすめツール⑥｜Co:TEAM
初期費用：要問い合わせ
月額費用：要問い合わせ
URL：https://coteam.jp/
運営企業：株式会社O: (オー)
特徴：
・目標や評価、フィードバックを一元管理
・個人の業績とキャリア開発目標の共有化
Co:TEAMは、マネジメントに特化したツールで、目標や評価を一元管理できます。
一元管理されていることで、運用工数も削減できるツールです。
業務内容や成果と所感を分けて振り返ることができ、情報共有も容易になります。
週報のおすすめツール⑦｜Qiita:Team
初期費用：なし
月額費用：500円/月（プラン・利用数によって変動あり）
URL：https://teams.qiita.com/
運営企業：Qiita株式会社
特徴：
・シンプルなUI
・テンプレート機能
・自由度が高い
・コメント機能
・メンション機能
Qiita:Teamは、週報や日報の運用に特化したツールで、シンプルなUIが特徴です。
テンプレート機能があるため、自由なフォーマットを作成することが可能です。
コメント欄があり、週報に対するフィードバックもできます。メンション機能を使用すれば、見てほしい人に通知を送ることもできるため、情報共有にも優れています。
週報のおすすめツール⑧｜NotePM
初期費用：なし
月額費用：4,800円/月（プラン・利用数によって変動あり）
URL：https://notepm.jp/
運営企業：株式会社プロジェクト・モード
特徴：
・フォルダ機能でファイル整理ができる
・変更履歴機能で閲覧者がわかる
・さまざまなチャットツールに対応
・通知機能
NotePMは、ファイル共有に特化したツールです。
フォルダ構成でのファイル管理機能があり、ファイルの整理が簡単にできます。
変更履歴機能では、閲覧者や閲覧時間も確認できるため、ファイルを見たかどうかも一目瞭然です。
通知機能もあるため、ファイルアップロード時の連絡も不要。
週報の運用で起こる問題を解決してくれるツールです。
まとめ｜週報ツールで生産性を上げよう
週報は業務の進捗状況や目標達成度の把握と業務改善を目的としていますが、目的を理解しなければ、ただの作業になってしまいます。
一方で、1週間の振り返りをすることで、PDCAが回り、業務改善へとつながります。
ただし、週報の作成や運用に時間をかけていては、せっかくの業務改善の効果もうすれてしまいます。
効率的に入力や情報共有ができるツールを使用すれば、週報の効果は倍増します。
自社に適したツールを導入し、生産性を上げましょう。
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